Yritysten kirjeenvaihdon säännöt sähköpostitse. Liikekirje: näyte. Sähköpostin lähettäminen sähköpostilla

Viimeisen kymmenen vuoden ajan kirjeenvaihtosähköposti on saavuttanut valtavan suosion ja on tullut yksi tärkeimmistä tavoista liiketaloudelliseen viestintään. Tänään on vaikea löytää henkilöä, joka ei käytä sähköpostia henkilökohtaisen viestinnän harjoittamiseen. Tästä huolimatta monet tänään ihmettelevät: miten lähettää kirjeen sähköpostilla, jotta kaikkia sääntöjä noudatetaan? Kuinka käyttää kirjallista kirjettä, jotta vastaanottaja saisi hyvän vaikutelman lähettäjältä?

Tässä artikkelissa kuvataan liiketoimintasäännötkirjeenvaihto sähköpostitse ja artikkelissa esitetyt käytännön neuvot auttavat sinua oppimaan oikean liikeviestinnän sähköpostiviestien laatimisessa.

Monet alkavat päiväuusien viestien postilaatikon tarkistaminen. Mutta suurella pahoillani, huolimatta tämän tiedonvaihdon menetelmän yleisyydestä, monet eivät tiedä, miten oikein käytetän liike-elämän kirjeenvaihdon kieltä, ja otettaisiin sähköposteja epäviralliseen viestintätapaan.

Sähköpostiviestien nopeuden ansiostasähköpostilla yksinkertaistetaan tärkeiden virallisten asiakirjojen, lomakkeiden ja sovellusten vaihtoa, mutta täällä ihmiset tekevät virheitä kirjeitä lähetettäessä. Hyvin usein sattuu, että kun kirjoitat sähköpostiviestiä tiedostojen vaihdon yhteydessä, osoitetut henkilöt eivät jostain syystä koota mukana olevia esseitä ja älä anna aiheita, jotka voivat vaikeuttaa vastaanottajien työtä. Tämän artikkelin tarkoituksena on vastata kysymykseen: miten lähettää kirjeen sähköpostilla ja noudattaa kaikkia kirjallisen viestinnän sääntöjä sähköpostitse?

Sähköpostiviestien yhteydessä kaikki lähetetyt kentät on täytettävä

Yritysten kirjeenvaihdon säännöt sähköpostitsevelvoittaa kirjeen lähettäjä täyttämään kaikki sähköpostiviestissä mainitut kentät, kuten vastaanottajan osoite ja nimi sekä kirjeen lähettäjä. Muista kuvata aihe, joka kuvaa lyhyesti lähetettävän kirjeen olemuksen. Hyvin kuvattu aihe riippuu usein lähetetyn kirjeen kohtalosta ja siinä esitetyn ongelman ratkaisemisen nopeudesta. Yrityksen sähköpostiviestin pitäisi alkaa tervehdyksellä - tämä yksinkertainen vastaanottajan kunnioittaminen on erittäin tärkeä kirjeenvaihdossa. Tervehdyksen jälkeen tekstiä, jota kutsutaan "kirjaimen ruumiiksi", tulee lopulta jäljellä, esimerkiksi "Vilpittömästi, Brisov Peter Ivanovich".

Tervehdys yritysten kirjeenvaihdossa

Tällä hetkellä on tarpeen edelleen teroittaakun kunnioituksen ele on erittäin tärkeä liike-elämän viestinnän kaikilla osa-alueilla. Optimaalinen tervetuliaislause on "Hyvä päivä" tai "Hei". Liiketoimintakirjeen lähettäminen sähköpostitse rajoittaa lähettäjän käyttämään lauseita "Hyvää iltaa" tai "Hyvää huomenta", koska vastaanottaja voi lukea kirjeen paljon myöhemmin kuin se vastaanottaa. Se ei myöskään ole oikein käyttää epävirallisen viestinnän käyttämien kansanomaisten lausekkeiden tervehdyksessä.

Sanan tai sanan tervehdysten jälkeensinun on viitattava vastaanottajaan nimen ja isäntisen nimen mukaan, ja jos nimi on tuntematon lähettäjälle, voit ohittaa tämän hetken. Tervetuliaisosan jälkeen voit jatkaa kirjeen tarkoituksen ilmoittamista.

Liitetyt tiedostot yrityksen kirjeenvaihdossa sähköpostitse

Jos kirjeen päätavoitteena ei ole vainkirjallinen kerronta ja asiaa koskevan asiasisältö, mutta myös tiedoston lähettäminen, on parempi liittää lähetetty objekti ensin. Usein käy usein ilmi, että monet lähettäjät epäilemättä eivät ole ilmoittaneet kirjeen tekstin sisällöstä, unohda liittää tarvittavan investoinnin. Tällainen laiminlyönti voi vaikuttaa kielteisesti yrityksen kirjeen lähettäjän liiketoimintaan.

Sähköpostiosoitteen on oltava tunnistettavissa ja tiivis

Yritysten kirjeenvaihdon säännöt sähköpostitsevelvoittaa lähettäjälle, että sillä on tunnistettava sähköinen nimi, jolla on itsessään todelliset tiedot lähettäjän nimestä. Erittäin laakoniset ja typerät viralliset kirjeet ja osoitteet, kun sähköinen osoite ilmaisee epämuodollisia ilmaisuja tai sanoja, esimerkiksi sähköisen osoitteen "limon_petya". Se näyttää hyvin kestämätöntä aikuiselle. Liike-elämän kirjeenvaihtoa varten on parempi luoda erillinen sähköpostiviesti ja noudattaa liikekirjeen etikettiä sähköpostitse.

Käytä pikavalinta-toimintoa (Vastaus) vastaamaan aiemmin vastaanotettuihin sähköposteihin

Vastaus- tai vastaustoiminto (lyhennetyssä muodossanäyttää siltä, ​​että Re :) auttaa käyttäjää vastaamaan nopeasti lähettäjiin aiemmin lähettämiin viesteihin. Tällä toiminnolla on myös yleismahdolli- suus tutustua edelliseen kirjeenvaihtoon keskustelukumppanin kanssa tietystä aiheesta. Yrityksen kirjeenvaihdon säännöt sähköpostitse velvoittavat lähettäjän nimeämään yrityksen kirjeen kohteen uudelleen, jos kirjeenvaihdon aikana keskustelun ydin muuttuu.

Ennen kuin lähetät liikekirjeen, tarkista kirjoitusvirheet ja välimerkit

Sähköposti helpottaa tiedonvaihtoa, muttakun yritysten kirjeenvaihto ei ole syytä laiminlyödä venäjän kielen sääntöjä, koska laiminlyönnitön virhe voi vaikuttaa lähettäjän uskottavuuteen. Ennen kirjeen lähettämistä sinun kannattaa tarkistaa teksti useita kertoja ja tarkistaa huolellisesti, että esiintyy virheellisiä ja välimerkkivirheitä. Useilla sähköpostiasiakkailla on oikoluvun toiminto, joten kiinnitä huomiota punaisen rivin alle viittaaviin sanoihin. Jos epäilet oikeinkirjoituksen oikeellisuutta, pyydä apua Internetistä tai tarkista oikeinkirjoitus oikeinkirjoitussanakirjalla.

Kohdekenttä on täytettävä viimeiseen paikkaan

Välttämättömien taiUnedited-kirjaimet yrityksen kirjeen vastaanottajan osoite on kirjoitettava viimeiseen hetkeen ennen lähettämistä. Tämä sääntö sisältyy myös yrityksen kirjeenvaihdon perusteisiin sähköpostitse. Silloin tapahtuu, että kun vastaanottajan kenttä on täytetty, sähköposti voi tarjota luettelon aiemmin käytetyistä vastaanottajista, tässäkin pitäisi keskittyä heidän huomionsa, jotta virheellistä lähetettävää yrityskirjeä ei lähetettäisi ulkopuoliselle vastaanottajalle.

Yrityksen kirjeen jäsentäminen

Tekstin jäsentelysääntöjä sovelletaanei vain paperikuljettajille, vaan myös kirjeenvaihdon sääntöihin. Vastaanottajalle ei aina ole helppoa lukea suuria määriä tekstiviestejä näytöllä. Tämän kohdan yksinkertaistamiseksi sinun tulisi rikkoa teksti loogisiin pieniin kappaleisiin eikä sallia monimutkaisten lauseiden kirjoittamista liikekirjeiden tekstiin. Kaupallisen kirjeen yhden lauseen optimaalinen pituus saa olla enintään viisitoista sanaa.

Liiketoimintakirjeen ydin on ilmaistava ansioista

Yrityksen kirjeen kohteen lisäksi vastaanottajaMyös tekstin ensimmäisen ja toisen virkkeen pitäisi olla kiinnostavia. Lähettäjän tehtävänä on ilmoittaa kirjeen alussa ongelman tai kysymyksen ydin, johon hän käsittelee vastaanottajaa. Ensimmäisessä virkkeessä on ilmoitettava tarkoituksen, johon liikekirje lähetetään. Näyte: "Ilmoitamme, että sopimusvelvoitteen nro 45, joka on 02.01.2017" Bulkkimateriaalien toimittamisesta ", velvoite päättyy. Jos haluat uudistaa sopimuksen, sinun on toimitettava toinen asiakirjapaketti. " Tämän tavoitteen ansiosta vastaanottajalla on mahdollisuus ymmärtää yrityksen kirjeen pääajatus. Jos kirjeen teksti on liian suuri, on parempi käyttää objektin liitetiedostoa liitteenä tekstitiedostona, mutta tekstikentässä kannattaa jättää mukana oleva essee, joka valaisee yrityskirjeen. Esimerkki: "Lähetämme sinulle sähköisen kopion Makstroy LLC: n kirjeestä. Pyydämme teitä ilmoittamaan päätöksestänne sopimuksen irtisanomisajankohtana nro 45, joka on päivätty 02/01/2017 "Vapautettujen materiaalien toimittamisesta" kirjeessä mainittuun aikaan. "

Jokaiselle yrityksen sähköpostiosoitteelle on vastattava

On negatiivisia esimerkkejä liiketoiminnastakirjeenvaihdossa, kun vastaanottaja jättää liikesalaisuuden mistä tahansa syystä. Joskus se voi itse asiassa olla tapauksia, joissa vastausta ei voida antaa, koska tietyissä tilanteissa, esimerkiksi aikavälin ratkaisu ongelmaan voi kestää useita päiviä tai vastaanottajan on ajattelua ja voi välittömästi vastata kysymykseen. Tällöin lyhyt kommentoida asiaa, esimerkiksi "Hei, Peter Ivanovit olisi. Olen saanut kirjeen, mutta tänään on vaikea vastata, koska minun täytyy kuulla esimiesten. Raportoin ongelmaasi pääjohtaja yhtiömme ja antaa virallisen vastauksen loppuun mennessä viikolla. Vilpittömästi, myyntipäällikkö Belov Ivan Gennadievich. "

On syytä muistaa, että jos vastausta ei annettu kolmen työpäivän kuluessa, yrityksen kirjeen vastaanottajan hiljaisuus voidaan arvioida sivuuttamatta ja kieltäytyä viestimästä lähettäjän kanssa.

Vastauskirjeitä kirjoitettaessa kaikkiin kysymyksiin tulee vastata

Jos vastaanottajalle lähetetty kirje kantaakyseenalaista luonnetta, silloin kun kirjoitat kirjeen, vastauksia pitäisi antaa kysymyksiin, jotka sisältyvät kirjeen vastaanotettuun tekstiin. Jos kysymyksiä on pyydetty, lähettäjä toivoo saavan erityisiä vastauksia niihin. Kun kirjoitat kirjeen, vastauksia ei saa numeroida, sinun on vain ilmoitettava ajatus järjestyksessä. Jotta vastaat kaikkiin esitettyihin kysymyksiin, sinun täytyy ensin lukea uudelleen vastaanotettu liikekirje useita kertoja ja jos on liian monta kysymystä, on parempi kirjoittaa ne erikseen estääkseen passin. Jos ei ole mahdollista vastata joihinkin esitettyihin kysymyksiin, on syytä huomauttaa, että tällä hetkellä jotain syytä ei voida antaa vastausta.

Älä käytä lyhennyksiä, emotionaalisuunnittelua ja isoja kirjaimia

On negatiivisia esimerkkejä liiketoiminnastakirjeenvaihto kun lähettäjä laimenna sitä käyttää epävirallista merkkejä muodossa hymyilee. Niiden käyttö on suosittua sosiaalisen verkostoitumisen, mutta liikekirjeenvaihdosta säännöt eivät ole tervetulleita tällaista tunteiden näyttämistä, koska vastaanottaja ei voi tietää niiden todellista arvoa, ja hyväksyttävä ne käsittämätöntä hänelle välimerkkien virheitä.

Myös tekstin kirjoittamista on kieltäydyttäväsuuraakkosin. Internetissä sanajoukko kirjoitetaan isoilla kirjaimilla on nimeltään "huutaa lauseita" ja tällaiset lauseet kantavat usein negatiivinen väri. Vastaanottaja voi sähköisen liikekirjeen lukemisen yhteydessä pitää tällaista kirjainta negatiivisesti, mikä haittaa merkityksen ymmärtämistä. Siinä tapauksessa, että liikekirjeen on tarpeen korostaa pisteen, hyödyntämään paremmin johdantoilmaisut, esimerkiksi "Huomaa, että sinun täytyy antaa paketin asiakirjojen sopimuksen jatkamista viimeistään 10.2.2017 vuonna" tai "Huomaa, että asiakirjat sopimuksen pidentämisestä on toimitettava 10.2.2017 saakka. "

Älä lähetä arkaluonteisia tietoja sähköpostitse

Voit lähettää henkilökohtaisia ​​tai luottamuksellisia tietojatietoa on parempi luopua sähköpostilaatikoista, koska hyökkääjien uhka on uhattuna käytettäväksi omassa palkkasotilastaan. Tällaisiin tietoihin voi sisältyä puhelinnumeroita, pankkikorttitunnuksia, henkilökohtaisia ​​pankkitilejä jne. On tärkeää muistaa, että tiedot tallennetaan postiedustajan palvelimelle ja jos hakkerointi on mahdollista, ne voidaan varastaa.

Kirjeen lopussa on oltava lähettäjän allekirjoitus

Kuten jo mainittiin, kukin lähettikirjeen tulee sisältää erityinen allekirjoitus. Usein postilaatikoiden kehittäjät esittelevät allekirjoituslohkon toiminnon, johon voit syöttää tietoja postista, nimestä ja puhelinnumerosta. Tämän jälkeen tämä lohko näytetään automaattisesti kunkin kirjaimen lopussa, mikä yksinkertaistaa kirjoittamista. On tärkeää laatia allekirjoitus oikein, jotta vastaanottajalla on mahdollisuus vastata kirjeeseen vastaamaan lähettäjään oikein. Esimerkki allekirjoituksesta voisi näyttää tältä: "Ystävällisin terveisin, myyntipäällikkö Nikolay Petrov, +79810000000".

Johtopäätösten tekemisen perusteella voidaan todeta,Jos haluat ymmärtää, miten voit käydä sähköpostiviestejä, sinun ei tarvitse oppia lisää ja monimutkaisia ​​elementtejä. On vain noudatettava etiketin alkeellisia sääntöjä ja noudatettava venäjän kielen normeja.